En muchas empresas se revisan los ordenadores, las impresoras, las copias de seguridad o la red. Pero hay una parte que suele quedar en segundo plano: los usuarios y sus permisos.

Quién puede entrar a cada carpeta, quién tiene acceso al programa de gestión, qué cuentas siguen activas, qué usuarios pueden borrar información o quién conserva permisos de administrador.

Son detalles que parecen pequeños, pero pueden generar problemas importantes si no se revisan.

El problema de los permisos acumulados

En una pyme es habitual que los permisos vayan creciendo con el tiempo.

Una persona cambia de puesto, pero mantiene accesos antiguos. Un usuario temporal sigue activo. Un empleado que ya no está conserva una cuenta. Un responsable pide acceso a una carpeta “por si acaso” y ese permiso nunca se revisa.

Al principio no parece grave. Pero poco a poco la empresa deja de tener claro quién puede ver, modificar o borrar determinada información.

Y ahí empieza el riesgo.

No todo el mundo necesita acceder a todo

Una regla sencilla es que cada persona debería tener acceso solo a lo que necesita para trabajar.

No por desconfianza, sino por orden y seguridad.

Si un usuario no necesita entrar a una carpeta, no debería tener permiso. Si no administra sistemas, no debería tener privilegios de administrador. Si una cuenta ya no se usa, debería desactivarse.

INCIBE recomienda aplicar medidas para proteger la información en la empresa, entre ellas limitar el acceso y seguir el principio de mínimo privilegio: cada usuario debe acceder únicamente a la información necesaria para sus funciones.

Qué conviene revisar

Una revisión básica de usuarios y permisos puede incluir:

• Usuarios activos.
• Cuentas de personas que ya no trabajan en la empresa.
• Permisos sobre carpetas compartidas.
• Accesos a programas de gestión.
• Usuarios con permisos de administrador.
• Cuentas genéricas compartidas.
• Accesos externos o en remoto.
• Contraseñas antiguas o demasiado sencillas.
• Sistemas con autenticación multifactor cuando sea posible.

No se trata de complicar el trabajo diario. Se trata de evitar accesos innecesarios y reducir riesgos.

Errores habituales en pymes

Uno de los errores más frecuentes es usar cuentas compartidas. Por ejemplo, varios usuarios entrando con el mismo usuario y contraseña.

Eso puede parecer práctico, pero dificulta saber quién ha hecho qué. También complica revocar accesos cuando una persona deja la empresa.

Otro error habitual es dar permisos de administrador “para que no moleste el sistema”. Puede resolver una incidencia puntual, pero deja al equipo más expuesto a cambios no controlados, instalaciones indebidas o malware.

También ocurre que las bajas de personal no siempre se comunican al soporte técnico. Si nadie avisa, las cuentas pueden quedar activas más tiempo del debido.

Usuarios, permisos y RGPD

Cuando una empresa trabaja con datos personales de clientes, proveedores o empleados, controlar los accesos también forma parte de una gestión responsable.

No basta con tener los datos guardados. Hay que saber quién puede acceder a ellos y con qué finalidad.

En este punto, la parte técnica y la protección de datos van bastante unidas. Un buen mantenimiento informático ayuda a que los accesos estén ordenados y a que la empresa no dependa de permisos heredados o decisiones tomadas hace años.

Aratecnia: revisar accesos con criterio técnico

En Aratecnia ayudamos a empresas de Zaragoza y Aragón a revisar usuarios, permisos y accesos dentro de su mantenimiento informático.

No se trata de bloquearlo todo ni de hacer la informática incómoda. Se trata de que cada usuario tenga los accesos adecuados y de que la empresa sepa qué cuentas existen y qué pueden hacer.

Si hace tiempo que no revisas los usuarios y permisos de tu empresa, puede ser un buen momento para hacerlo.

Contacta con Aratecnia y revisamos contigo si los accesos de tu empresa están bien controlados.