¿Se utilizan adecuadamente los medios tecnológicos de las empresas? 

Los protocolos telemáticos para el uso de los equipos de las empresas se refieren a cómo los trabajadores deben utilizar los medios tecnológicos en el trabajo. No todas las organizaciones tienen un código en el que se explique esto. Vamos a ver de qué se trata. 

Los equipos informáticos de las empresas son herramientas de trabajo y deberían usarse en ese ámbito para la productividad laboral. 

No siempre es así; en ocasiones los empleados acuden a internet para otros cometidos que no coinciden con los objetivos de la empresa o que directamente pueden entrar en conflicto con ella e, incluso, con la legalidad vigente. 

La pérdida de productividad por dedicar un excesivo tiempo a consultar el correo electrónico privado, entrar a ver páginas web que no representan ningún beneficio empresarial, realizar llamadas telefónicas personales, etc. son ejemplos de casos que se denominan absentismo presencial en el puesto de trabajo. 

Peligros legales del mal uso de los medios informáticos de la empresa 

Pero no solamente se ve amenazada la productividad debido al mal uso de la tecnología informática de las empresas, existen otros riesgos más graves debido a esto como pueden ser: 

• • Incumplimiento de la normativa de protección de datos. 
  • Incumplimiento de la normativa de propiedad intelectual. 
  • Ataque a normas laborales. 
  • Infracciones al derecho penal, etc. 

Puede suceder que cualquier trabajador se instale en el ordenador de la empresa material musical o audiovisual, altere programas ajenos u otros contenidos, dañe ficheros de terceros a través del equipo, abuse de las herramientas tecnológicas de su organización (enviando correos personales…). 

Con todos estos ejemplos se están quebrantando muchas de las normas anteriormente descritas y todo ello redunda en perjuicio económico de la empresa, cuando no penal, a través de causas civiles o criminales. 

Control de las herramientas informáticas en el ámbito de la empresa 

Lo mejor es elaborar lo que se ha dado en llamar Protocolo Telemático en el que se especifiquen las normas de uso de los medios informáticos. 

Quizá establecer un sistema de prohibiciones absolutas es poco realista, pero sí se puede diseñar una normativa interna en la que se determinen aquellos puntos que no se deben traspasar a la hora de trabajar, controlar el uso que el trabajador hace de su ordenador, a qué se dedica el tiempo, etc. 

Este protocolo sería de obligado cumplimiento y la empresa debe publicarlo, debe ser firmado por las partes, colgado en la intranet, instalar un pop-up que al abrir el ordenador avise al trabajador del deber de cumplir con el protocolo, etc. 

Además, para evitar usos indebidos de los ordenadores de las organizaciones empresariales sería establecer filtros de seguridad que impidieran la posibilidad de efectuar determinadas conexiones. 

Habría que determinar un control con medidas preventivas y régimen sancionador en caso de incumplimiento que también se debería divulgar para conocimiento de las partes con las correspondientes firmas. 

Crear un sistema de actualización y modificación del protocolo telemático, previendo que esa posibilidad se puede dar en el futuro. 

Quizá sea conveniente realizar un curso de formación para que no haya lugar a malas interpretaciones. Así como a la impresión de folletos informativos y otro tipo de documentación. 

Un servicio de consultas en el departamento de recursos humanos de la empresa para las dudas determinadas que puedan surgir en momentos puntuales y es posible que se terminen los problemas con el uso indebido de los equipos informáticos de las empresas. 

Somos profesionales de la informática para empresas. En Aratecnia estamos a su servicio. Para cualquier consulta e instalación, póngase en contacto con nosotros.